新しい職場で働き始める人に贈る7つのカギ[再掲]

新しい職場で働き始める人に贈る7つのカギ[再掲]

4月から新しい職場で働き始める方も多いのではないでしょうか。学生から社会人に変わる人、転職で再スタートを切る人などなど。新しい職場で働き始める皆さんに役立つ記事を集めてみました。(ブログ「15分早く帰れるオフィス仕事術」http://ameblo.jp/okmr09/2011年4月5日記事の再掲です)

元記事は2009年くらいに書いたものですが、OLを辞めた今でも十分通用します。久しぶりに見直して「ああ忘れていたかも…」と思う項目もちらほら。

1:3ヶ月でできる失敗と質問は積極的に

元々会社にいる人は、新人が入ってすぐに一人前に仕事ができるとは思っていません。だから実は、新人にとって入社後3ヶ月は「どんな失敗をしても許される」貴重な時間です。会社から見ても、慣れないうちに失敗を重ねられるのと、1年2年後に重要な部分を任せてから失敗続きになるのを比べたら、前者のほうが信用やコストの面でも大助かりです。

私が社会人になりたての頃は「頼るのは恥ずかしい」という気持ちと「わからない」と言えない変なプライドがありました。そのため、仕事で大失敗をしない代わりにその後に活かせるはずの「頼りになるルート」「困ったときに聞けばいいルート」「助けてくれる人」がまったくできず、トータルでは損をしたと思っています。

1年後に入ってきた後輩は、逆にどんどん積極的にやってみては失敗、お客様からもクレームがあったりでしたが、1年経ってみると「しっかりしてきたよね」という評判とともに成績・信頼がついてくるようになりました。

私は彼を見て、初めて「新人はどう動くべきか」を学びました。

入って3ヶ月は、とにかくどんな基本的なことでも、わからなかったらすぐに聞くのが得策です。入って1ヶ月と1年後のどちらが聞きやすいか考えると、絶対に前者。そのときには、なるべく詳細にメモを取るのをおすすめします。「ここまで書かなくても」と思った細かいことが、後で見返して思い出すときのフックになったりします。

最近は、新しい職場に行くと「最初の1ヶ月はめちゃくちゃ基本的なことから聞きますけど、いいですか」とまず教えてくれる人に了解を取っています。断る人はいません。

「これって何」みたいなことも、初期に集中して聞くようにします。経験上、日が先に行くほど聞きづらくなるからです。失敗も、最初の頃であればまだ取り返しがつく範囲で済むので、いろいろ試すようにしています。

2:必見! 簡単なビジネス敬語の法則と使い方

敬語は難しいという方、こんな法則でまとめてみてはどうでしょう。3つのポイントを押さえておけば言葉がちょっとおかしくても「敬意」はどうにか伝わります。

それは「恐れ入りますが/申し訳ないのですが」という相手の時間や作業を邪魔することに対して配慮する気持ちと「○○○を」という言いたい内容、そして「お願いします/していただけますか」という丁寧な依頼の気持ちの3要素です。

まとめるなら「配慮+内容+依頼」のサンドイッチ。これらが欠けると「失礼」と思われて、相手に快く内容が届きません。

使い方として、例えば「連絡がほしい」という内容を伝えたいときは

恐れ入りますが/連絡して/いただけないでしょうか
お手数をおかけして申し訳ないのですが/連絡を/お願いします

 たまに「こんな相手に敬語を使いたくない!」というケースもあるかもしれませんが、敬語は最低限のビジネスマナーとして必要になるものです。割り切ってどんどん使ったほうが得をします。

3:「礼」と「失礼」のあいだ

思わぬところで「失礼な奴」の印象を与えないために、注意することがあります。ラインの場所はそれぞれでも、ラインの基準は(おそらく日本的文化で生活する人なら)このあたりにあります。

それは「存在を認識している」というシグナルを出すか出さないか。

実際に日常で「失礼だな」と思う瞬間を考えてみます。

ドアを開けたのに何も言われない
目の前に手を伸ばされて黙ってモノを取られた
メールの返信がない
電車で携帯で話している
頼まれごとをやったのに何も言われない
目の前でメールを長々打たれている

まとめると「自分がまるでいないと思われている」のが嫌な気持ちの原因です。やったことそのものに腹を立てているわけではなく、ただ「自分がいてもいなくても関係ない」と思われているのが腹立たしい。上の例を翻訳し直すと、

自分がやったのに、ドアが勝手に開いたように振る舞われた
自分がいるのに、いないかのように視界を遮られた
自分が送っているのに、いないかのように無視された

だから腹が立つ。頭に来る。それが相手を不快な気持ちにさせ「失礼」になります。そこで無意識に「失礼」をしないようにするためには、2つ方法があります。

1)目の前の人に集中する

一番いいのは、目の前の人を最優先すること。ケータイを取り出すことなく、目の前の人に対応するのがベスト。

2)「あなたがいることは認識しています」のシグナルを小さくても出す

何か本来なら「失礼」になってしまうことをやらなければならないとき、この気遣いがあるだけで相手は安心して、不快になる可能性は低くなります。

例えば、

軽く会釈する。
お礼を言葉にして言う。
「ありがとう」「ありがとうございます」
お詫びを言葉にして言う。「失礼」「申し訳ない」「すみません」

これだけのちょっとしたことでも、それが潤滑油になって結果や印象が変わります。

ドアを開けてもらう→会釈する→相手は自分がしたことが報われたのを認識
目の前のものを取る→「失礼します」→ 相手は自分が無視されていないことを認識
メールを受け取る→「ありがとう」のみ送る→ 存在が認められていると安心

常に「あなたがいるんですよね」というシグナルを送れば、「失礼」にはなりません。

4:職場でも恋愛でも役立つ良い関係の築き方

人間関係の悩みを持っている人は多いです。職場の人間関係もそうだし、婚活や恋愛に関する関係でも悩みます。でも、同じような状況に置かれたとしても「悩み」になる人とならない人が存在するのも確かです。悩まない人たちの話を聞いているとある共通点があります。

それは相手の良い場所を、1つだけでもブレずに認識している。相手を許容するには「尊敬できる1点があるかどうか」に尽きます。

極端な例で、嫌みばかり言って身なりも気にしない人でも「この仕事の進め方はすごい、尊敬できる」という1点があれば、心底嫌いになることは少ないです。ウマが合わないにしても

あんまり見映えが良くない人でも「趣味に没頭できる情熱がすごい」とか「コツコツと苦労を重ねてもめげないところがすごい」という尊敬の1点さえあれば恋愛対象になったりします逆にすんごい性格が悪くて女性関係が乱れまくっていても「顔は完璧」という1点で結婚するかもしれません。

どの世界でも出会う人は必ず自分とは違うバックボーンを持っていて、違う考え方の人です。そこから何か1つでも「自分よりすごいな、自分ができないことをしている人だな」というポイントを見つけるようにしてみてください。

必ず何かあります。見つけた後は、その人を嫌いながら生活することはなくなりますよ。人を嫌いながら暮らすのは自分の気持ちもクサクサしてあまり良くないですよね。

5:物事には必ず2つの見方がある

この視点を得ると強いですよ! イライラしてしまうとき、会議で意見が対立するとき、ここに一度戻ってくると肩の力を抜くことができます。

コップに半分水が入っている場合、「まだ半分もある」と思うか「もう半分しかない」と思うか、2通りあるというのは有名な話。日々の見方でも、この法則が当てはまります。

「山盛りのご飯を食べる」場合
「もりもり食べて健康的だ」
「そんなに食べたら太るので不健康だ」

「お米の消費が減っているので、個人消費が増えるのはよい」
「限りがあるのだから、他の人にも分け与えたほうがいい」

片方が間違っているわけではなく、どちらも当てはまります。いろいろなケースで2通りずつ考えてみます。

「広告の掲載方法」の場合
「大きく、1回どーんと載せたほうがインパクトがある」
「小さくても、毎日決まった場所に載せると刷り込みが起こる」

「高速道路が1000円でどこまでもいける」場合
 「交通費が減って消費者が移動し、落とすお金も増えてよい」
「交通量が増えて二酸化炭素の量が増えて、地球環境に悪い」
「早く結婚する」場合
「人生設計や資産形成を早く計画できるのでよい」
「自由にお金を使える時間が短いので、その後に不満が残る」
「体力があるうちに子供を育てられるのでよい」
「人生経験が少ないので考え方の余裕を持って育てられない」
「一流ホテルのトイレでトイレットペーパーが尽きた」場合
「何て運が悪いんだ!」
「滅多にないことに遭遇したから、ある意味当たりじゃね?」
どんなケースでも同じです。物事にはプラスの部分とマイナスの部分が必ず表裏一体になっています。どちらかを選択したいときは正反対の見方も意識して「なぜこちらを選択するのか」を自分の中ではっきりさせましょう。この作業があると、反対意見が出たときもすぐに対処できます。
もう一つ大切なのは「どちらも間違ってはいない」こと。片方だけが正しいことはまずありません。どちらにもその意見を選ぶ理由があることを忘れなければ、反対意見にも寛容な気持ちで向かえます。

6:仕事中、未来の自分に手紙を書いておく

オフィスで使えるハックの1つ。新しい仕事で混乱してしまうときほどこの工夫で迷いが少なくなります。

いろんな書類をいろんなファイルに入れたり出したりしすると、忙しいときはちょっと混乱します。それでもめざす書類をなるべく早く探し出したいので、ややこしいことになりそうなときは、書類の端に自分へのメモを残しておきます。

「ここにあった提出書類はもう封筒に入れてあるよ。7/27」

先日は、この一言で無駄なファイルを探さずにすみました。ありがとう過去の自分。この書類を捜そうとしたら、絶対探すだろうなというところへあらかじめ自分宛にわかる内容を入れておきます。まあ、未来の自分をあまり信じていないからすることでもあります(絶対混乱するだろうなとか)。

心当たりのところに数箇所メモを入れても効果的です。メール、予定表、これから見ると思われる書類、探すとき絶対触れる封筒の表、など。

この場合、付箋に貼って書いておくと出し入れをしているときにはがれてしまいそうなので、直接鉛筆書きをするようにしています。役目が終わって要らないものは消すことができますが、その後の自分も信じられないのでそのまま残しておくことがほとんどです…。

7:真実を早く知る方法

皆さんなかなか実践できないのですが、これが最強です。そして確実、短時間、低コスト。この方法を知らないと推測やデマのような情報に惑わされてしまうかも。

わからないことがあったら、速攻で解決できる方法。仕事でもプライベートでも使える方法です。でもみんななかなかやりません。Google先生ではないですよ。

それは本人に聞く

なあんだと思った人、実践していますか? 一番手っ取り早くて効果的です。仕事で「これってどういう意図?」「いつになるのかな?」「これで大丈夫かな?」なんて疑問がわいたら、すぐに電話でトゥルトゥルかけてしまいます。

悩んでも解決しないことを悩んでも時間の無駄。一番誤解なく真実が確かめられます。

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