名刺管理サービスEightのスキャンし放題に行ってきました

名刺管理サービスEightのスキャンし放題に行ってきました

Exif_JPEG_PICTURE法人向け名刺管理サービスを売り出しているSansanは、スマホのアプリなどで個人向けの名刺管理サービスEightも展開しています。名刺アプリはいくつか試しているのですがやっぱり入力の手間が面倒…。数枚ならともかく一気にもらった日だと処理が後回しに。仕事でSansanさんに行くことになってEightを知り、使ってみることにしました。

EightはSansanと同じで、スキャンしたデータを人力で入力する精度の高さが特長です。データはクラウドで管理、役職や住所がアップデートされれば自分が参照するデータも自動で更新されます。フェイスブックと連動させればFB・Eightの両方で登録している人の名刺が自分のアプリにも自動的に届きます。

ということは、自分の名刺もアップするとクラウドで管理されるということ。自分の手から離れた場所にデータがあるのは不安だったのですが、自分が使い始めたときにパパッと20人くらいのデータとコネクトしたのを見て「ああ、知らないところでみんなもう(私の名刺を)登録してるのか」。

名刺は自分を知ってもらうために配っているもの。だったら、うまく情報共有できるシステムに委ねてしまってもいいかな、と思ってEightに乗り換えることにしました。

■ スキャンし放題に行く前 〜下ごしらえ〜

Eightは12/13(金)まで「名刺スキャンし放題キャンペーン」をやっているとのこと。渋谷数カ所のコワーキングスペースにスキャンを置き、無料で名刺スキャンしてアプリにためられます(コワーキングスペースの利用料は別途必要なところも)。

いっそのこと、今までの名刺を整理して、つながっている人だけ登録するようにしたらスッキリするはず。フリーになってから3年半、ほとんど取り置きしていた名刺を分けてみました。

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↑右の輪ゴムで綴じた束が今お付き合いのある150枚ほど。左は、もらいっぱなしになっている or 情報が古い or 他の手段でも連絡が取れる方々。

結構スペースとっていました、名刺群。そして頭の片隅でずっと気になっていました。「あれをいつか、どうにかしなきゃ」と。今回のスキャンキャンペーンは1つの契機でした。よし。

■渋谷のキャンペーン会場に行ってきました

4カ所あるうち、今回行ったのは渋谷beezです。渋谷ヒカリエを出て徒歩30秒くらい、左横を向いたら見えます(笑)コワーキングスペースはずっと興味があったのですが、一歩踏み入れるのにきっかけがほしい。そんな意味でもキャンペーンは渡りに船です。

今回、Eightエバンジェリストの日比谷尚武さんと渋谷beezオーナーの鈴木勝之さんご案内いただきました。どうもありがとうございます!

Exif_JPEG_PICTURE▲案内くださった日比谷さん(左)と鈴木さん(右)

beezは渋谷店のほかに銀座店があるとのこと。コワーキングスペースというと馴染みの常連さんが詰めているイメージだったのですが、beezはもっとカジュアル、オープン。たしかに皆さんプラッと来て思い思いに過ごしている様子。隠れ家的カフェみたいな感じでしょうか。フリードリンク制です。

テーブルの一画に2台のScanSnap&PCがあり、これが今回のキャンペーンで使えるシステムです。

■スキャンしてみた

データの流れは、スキャン→PC→Eightサーバ(クラウド)にいったん登録。スマホのEightアプリで自分アカウントを確認すると「データ入力待ち」というメニューでスキャンした画像が見られます。オペレーターが名刺データ(名前・住所・メアドなど)を入力すると順次アプリ上でも参照できます。

①PCでEightにログインする

デスクトップにあるEightアイコンを起動させて、Eightにアカウント登録したメアド・パスワードを入力してログイン。スキャンする前にソフトの準備をします。

②スキャンする

Exif_JPEG_PICTURE▲ScanSnapに名刺を裏向きにセット

Exif_JPEG_PICTURE▲スキャンをクリック

Exif_JPEG_PICTURE▲読み取りが始まった!

Exif_JPEG_PICTURE▲一覧で読み込んだ名刺を確認

SnapScanは家でも使っているスキャナーです。逆さだろうが曲がっていようが上下をしっかり認識して正しい方向でスキャンしてくれる優れモノ。ただ、たまに間違うので一覧で確認します。90°回転や180°回転のボタンが上部にあるので、任意の名刺を選んで修正。

上記の写真はちょっと見づらいのですが、この段階で左下にある「閉じる」ボタンをクリックすると、名刺がサーバに送信される前に再度スキャンができる状態になります。

Exif_JPEG_PICTURE▲未送信17枚、でもまたスキャンボタンが押せる

理論上、何枚でも未送信のままキープしておけるそうなのですが、100枚未満で一回サーバに送信したほうがエラーが出にくいとのこと。私は30枚くらいスキャンしたあとにサーバに送信することに。

Exif_JPEG_PICTURE▲右下の「送信開始」を押すとサーバに送信

一枚ずつ送信されるのを待ちます。読み取るときは「スコーンスコーンスコーン」と間髪入れずに流れて速かったです。送信のほうが体感的に時間がかかるように思うかも。読み込んだデータをサーバに送り終わったら完了です。

③スマホのEightアプリで確認してみる

今回登録した名刺がちゃんとサーバに入ったか、スマホのアプリと同期が取れるか、自分のアカウントから確認します。

20131205-224650.jpg▲データ入力待ちが増えた

あとはデータが入力されてアプリに反映するのを待つだけです。データ入力は人力で行うので致命的な間違いは起こりづらいし、何かあってもPC経由で自分で修正もできます。

早いデータは数時間で入りますが(この記事を書いている間も入力済みが増えている)、遅いものは数日かかります。仕組み上、瞬時に反映されるわけではないので、これをネックと取るか正確さを買うかは人によって意見が分かれるかと思います。

日比谷さんによると入力のスピードは常に改善がされているとのこと。数字とアルファベット /漢字部分に分けて効率よく入力するシステムにしたり、一括で大量に登録された名刺を違うラインで扱ったり、今後も増えるであろう入力量を想定してバックを整えているそうです。

■まとめ

今まで何となくためていた名刺を整理して、必要なもの、そうでないものに分けてスッキリしました。

150枚のスキャンは日比谷さんと世間話をしながら15分かかったかどうか。今回のキャンペーンでは2000枚の名刺を登録しに来た人もいるそうです。自分で入力すると時間がかかるので、それを人に任せられるメリットは大きいと感じます。

私の場合は、自動識字のアプリで登録しつつ手動修正する方法と比べてみて、時間がかかっても正確に記録されるほうがストレスが少ないと感じたのでこちらを選びました。

キャンペーンのほか交流イベントもあるそうなので、気になる方は参加してみてもいいかもしれません。

10万人が使う名刺アプリ Eight
かさばる名刺はEightで管理!スキャンし放題キャンペーン

 

【インタビューライター 丘村奈央子】
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