企業の広報が気をつけたい「書き方」ポイントは3つだけ

企業の広報が気をつけたい「書き方」ポイントは3つだけ

どちらかというと制作会社より一般企業の方とお会いすることが多い仕事です。いつも「書き方に苦労していて」「どう書けばいいんでしょうね」と聞かれるので、ちょっとまとめてみました。

企業の広報業務で扱う文章はいろいろあります。自分たちでプレスリリースを書くこともあれば、サイトメンテナンスをしていることもあるし、社内/社外に向けたメールでまとまった文章を書かなければいけないときもある。

たしかにメディアによって書き分け方や気遣いが違いますが、ざっくり考えてこの3つさえ外さなければ大丈夫だと感じます。

①間違いがない
②わかりやすい
③嫌われない

①は、日付や数字、場所、固有名詞などの間違いがない文章です。ビジネスで書くなら落とせません。極端なことをいえば「てにをは」や句読点のつけ方が多少変でも、事実が合っていればいいです。

どんなに素晴らしい文章でも日付や型番を間違えたらおしまい。気を遣うのはこっち側にしてください。

②は、1文が短めであること、論理に矛盾がないこと。1文がだらだらつながるのを避けるだけで読みやすくなります。「、」ばかりになってきたら「。」で切ってください。

③は、うっかりやってしまいそうなこと。ムダにネガティブ要素が入ると邪魔です。

たとえば、ただ「行った」と書けばいいところを「行ってしまった」と書くと、書き手がこの行為についてネガティブな気持ちであることがわかります。「こんなに狭いところ」と書くより「コンパクトで使いやすい」と言い換えた方が、同じことでも前向きに聞こえます。

ネガティブ要素をつぶすのは、それが良いと思っている人が読んだら気分を損ねるからです。「行ってよかった」と思っている人が「行ってしまった」を読んだらちょっと嫌な気持ちになるし、「ほどよい狭さだな」と思っている人が「こんな狭い」と評されたら気分が悪くなります。

自分のブログでは自由に書いて構いませんが、ビジネスで会社の名前で書く文章なら要らない情報です。うっかり自分の心情が入っている記述があったら、フラットな表現に直してください。

素晴らしい文章は後回しでOK

ビジネスでは芸術性や個性などはあまり要りません。それより正確さと伝わる文章にするほうが大切です。上記3つを気をつけていれば、その人なりの文体は自然と出てきます。

時間がない、書く作業が本業を圧迫する、という場合はプロに頼んでください(笑) ライターはもうちょっと気をつけて文章を作ります。

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