伝えたいことをA4用紙1枚にまとめるには

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ネットで文章を書くと青天井でどこまでもいけます。でも紙媒体はスペースに限りがあるので、どう収めるかがポイント。
社内報の仕事をしていたとき、いろんな部署からいろんな記事が集まるのでまとめていました。でも現場からは「これを言いたい!」「これも入れないと!」「だったらこれも!」という要求がたまに重なります。
理系の事柄を扱う人ほど「正確にせねば」という善意のこだわりがあるので、そこをどう削るのかが苦心のしどころでした。「より正確に」を求めると書き言葉も話し言葉も過剰になりがち。
でもでも、紙の大きさには限りが…。全部は無理!
あふれる思いをA4サイズに収めるには、まず「読み終わったあとにどう思ってほしいか」を整頓することをオススメします。それが背骨、大黒柱になります。究極、それだけ書いてあれば用が足りるというポイントは何か。

たとえば「ある研究でこんな結果が出ました」という話1つでも、実は裏側に伝えたい「本当のこと」が隠れていませんか。
関わった人たちが特別な能力を持っていた。
難しいといわれる分野の結果だった。
意外と早くその結果に辿り着いた。
どれもが柱になれます。今回はそのうちのどれを強調したいのか。

書き始めるときは、その分野の知識がない人でもすんなり読めるように俯瞰的な短い説明を入れるといいです。

バイオについて話すときも、現在はどんなところが注目されているのかとか、従来はこういう考え方で動いていたとか、あらましをまず伝えます。でも専門用語は使わない。
【×の例】
近年、DNAによる肺炎双球菌形質転換から始まった生物工学の研究は、環境アセスメントのアナリシスを踏まえたバイオレメディエーションにも応用されています。

論文ならいけるかもしれませんが、誰かに読んでほしいのならやめたほうがいいです。その分野に慣れていない人は単語の並びから敬遠します。
【○の例】
遺伝子や細菌の性質を利用して加工する生物工学の研究は、微生物で土壌や水の汚染を和らげる技術にも応用されています。
これならもう少し読みやすくなります。中学生が読んでわかるくらいなら専門知識がない一般の大人もだいたい理解できます。

傍目からはすぐわかるのですが、自分で書いているときはうっかり前者のような盛り込み型、詰め込み型、用語型になっています。
専門用語は、その分野の人たちの間ではとても便利なんですよね。一言いったら背景も歴史もだいたい共有できます。でもそれ以外の人はちんぷんかんぷんです。
この2つのポイントを押さえるだけでもずいぶん文章が変わりますよ。

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話せるけど書けないときは

話せるけれど、 テキストにまとめるのが面倒、 そんな時間がない。

会社案内や社員インタビューなど、企業内で必要なテキストはいろいろあります。時間が取れないときはぜひライターに頼んでみてください。コンセプトや対象者を考慮した読みやすい文章を制作します。