会社案内/事業案内の書き方・まとめ方 5つのチェックポイント

会社案内/事業案内の書き方・まとめ方 5つのチェックポイント

会社案内/事業案内としてテキストで「うちの会社は何をしているのか」を説明しなければいけない場所は多々あります。ご自身で書いてみたい方のために、ざっくりとですが書き方のコツをまとめました。

読後感を設定する

その事業案内を読んだ方に何を伝えたいか、読み終えたどう感じてほしいのかを事前に設定します。例えば以下のような内容です。

老舗企業としての安定性を感じてほしい
若い従業員たちのアイデアとパワーを感じてほしい
業界を牽引する技術力に注目してほしい
派手ではないけれど地道な仕事ぶりを信頼してほしい

企業によってアピールしたいポイントは違うはずです。その「違い」を顕著に書き表す事業案内にするために、これから何を書こうとするのかを選定して決めてください。

注意しなければいけないのは「あれも、これも」と欲張って全てを入れようとはしないことです。他社とは違う点、同業他社と比べて優位な点、お客様からよく褒められる点をピックアップしてなるべく1つに絞るのがコツです。

記事を入れたい場所の大きさを確認する

意外と見落としがちなのがこれから書く事業案内の置き場所です。どこに置くのか、どのくらいの大きさで何文字入る場所なのか、事前に確かめておいてください。お弁当箱の大きさを決めてからおかずを作り始めるのと同じように、テキストも置き場所を確認してから作り始めてください。

もし短く1ブロックで収める必要があるなら、1で決めたポイントを早く述べる構成にしなければ字数が尽きてしまいます。逆に長く書けるスペースがあるなら、1で決めたポイントの根拠や由来などを前半で詳しく紹介でき、印象づけられます。

個人的には、デスクトップでスクロールしたときに2画面以上にわたる長さになると「初見では読むのが大変だな」という印象を持ちます。大量の文章だと紙冊子でも1ページをぎっしり埋めてしまいます。書くなら400字〜1600字ほどが最適範囲ではないでしょうか。

誰に伝えるか決めると、文体も決まる

事業案内は、基本的にその会社を知らない人に自己紹介する文章です。肩ひじ張ったオフィシャルな文よりも、人に話しかけるようなつもりで作成したほうが伝わります。誰か身近な人を想定してペルソナにし「その人が分かるかどうか」を基準に書くのも一つです。

親戚の大学生に伝わるように書く
異業種に就職した学生時代の同期に分かるように書く
年老いた親でも理解できるように書く

事情によっては「読む人をふるいに掛けるためのペルソナ設定」もありかもしれません。中途採用ページで業界に対して一定の理解力を持った人だけ読んでほしい場合などです。

システム構築でこの専門用語が理解できる人に向けて書く
あえて「熱い思い」を持った人が好む語彙を使う
ある年齢層にだけ響く言い回しをあえて使う

誰に伝えるかを決めると、おのずと文体や使える語彙が限られてきます。その枠から外れないように注意しながら文章を組み立てていきます。

基本的な組み立て方

分かりやすい会社の自己紹介として、基本的なフォーマットは以下です。

冒頭→どんな会社かを一言/一文で表現する
中盤→そのために何をしてきたか/どんな点を褒められる会社かを紹介する
後半→将来、何を目指すか/自社の存在がお客様にどんなメリットを与えるか述べる

冒頭は、初めて事業案内を読んだ人が「へええ、○○をしている会社なのか」と言い表せるようなものがベストです。多角化している会社ほどこの絞り込みは難しいのですが、たくさん要素を入れると分かりにくく文字数も足りなくなるので、一番知ってほしい事業や印象づけたい活動に絞ります。

書ける文字数が400字であれば、この3要素を400字内に収めるように言葉を組み合わせます。1000字以上など長く書ける場合は、中盤で実績をあげている事業部と活動を紹介したり、国内と海外での褒められポイントを紹介したり、具体的な金額やパーセンテージでシェアや成長を述べたりするとアレンジできます。

注意しなければいけないのは1で決めた読後感から外れる話を入れないことです。「あれも、これも」と幕の内弁当を作ってしまいがちですが、堪えて目玉おかずが1つのお弁当を作ってください。

うまく自社の優位な点が見つからないのであれば、ぜひお客様に直接尋ねてみてください。必ず「なぜ同業他社ではなくうちを選んだのか」の理由があるはずです。その理由は他の新規顧客が自社を選ぶ理由になるので、事業案内に入れ込みましょう。

文章を小分けにする

テキストを置く場所によっては、作文用紙から写したような長文ブロックでは読みにくくなります。必ずデスクトップ/スマホなどで掲載される状態を確認してください。読みにくいようであれば話の切れ目に行間を入れてブロックを分けます。せっかく書いた文章がレイアウトミスで読まれない事態は避けましょう。


自力で試したものの「あまりにも時間がかかる、本業を圧迫して大変」というのであればライターがいます。上記のポイントをあらかじめ確認してから取材を行いますので、ぜひ無理をせずにプロに頼んでください。

今は企業ライター、広報ライターという肩書きで活動している企業向けライターもたくさんいます。美容師さんと同じでライターにも相性の良し悪しがあるので、お好みの筆致・仕事の進め方の人を選ぶとよいと思います。

もちろんこちらで依頼されるのも大歓迎です。皆さんの目的に沿ったテキストを作成します。



提供元:会社案内・事業案内の書き方取材と文章作成 エディラボ|インタビューライター丘村奈央子

 

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話せるけど書けないときは

話せるけれど、 テキストにまとめるのが面倒、 そんな時間がない。

会社案内や社員インタビューなど、企業内で必要なテキストはいろいろあります。時間が取れないときはぜひライターに頼んでみてください。コンセプトや対象者を考慮した読みやすい文章を制作します。