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訂正個所を間違いなく伝えたい![仕事の進め方]

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丘村@オフィスワークの知恵袋です。
ワードを使ってやり取りをすることが多いです。一度もらった原稿が変更になることもしょっちゅう。そのときは修正したものをもらいます。
受け取った側が一番困るのが、どこを直したのか分からない原稿。
ペラ1枚くらいなら前の原稿と付き合わせれば修正箇所がわかりますが、何枚もある内容だと一苦労です。
そんなとき、修正した箇所を色付けしてあるととても親切な修正原稿になります。
例えば、渡されても困る例。
訂正前)
 7月8日に本社第2会議室で開かれた経営重点会議には、山田社長のほか幹部5名が出席。北米支社の鈴木常務が事前に経営資料を配布し、08年下半期の北米・中国・欧州の比較を行った。
訂正後)
 7月8日に本社第2会議室で開かれた経営重点会議には、山田社長のほか幹部6名が出席。北米支社の鈴木常務が事前に他社資料を配布し、08年下半期の北米・アジア・欧州の比較を行った。
この間違い探しは、120%相手にストレスを与えます。嫌われても文句言えません。
それがワード上でこう色分けされていたらどうでしょうか。
 ↓
 ↓
 ↓
 ↓
訂正後)
 7月8日に本社第2会議室で開かれた経営重点会議には、山田社長のほか幹部6名が出席。北米支社の鈴木常務が事前に他社資料を配布し、08年下半期の北米・アジア・欧州の比較を行った。
赤字でも青字でも、一目でぱっと分かればチェックするほうも楽です。
どの部分を修正したかがすぐわかると、「どう直したかったか」「何を強調したくて直したのか」も相手に伝わりやすく、反映してもらいやすいです。
そして、わかりやすい資料はあなたの評価もぐーーんと上げますアップ^^
★仕事で誤解を生まないための工夫あれこれ
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 仕事に慣れている人が犯しやすいミス

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訂正個所を間違いなく伝えたい![仕事の進め方] への2件のコメント

  1. SECRET: 0
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    >魔女 マダム エクレールさん
    コメントありがとうございます!
    自分が難儀すると、人にお返しするときに気をつけないとと思いますー。日々学習です^^
    端を楽にする、って良い言葉ですね♪

  2. SECRET: 0
    PASS:
    ちょっとした事ですが、受け取った側は本当に助かりますね。
    「働くは端を楽にする」って言われますけどこういう気配りが大切なのですね。

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