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◆その業務の1サイクルを意識していますか?

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丘村@15分早く帰れる仕事術です。→うちの本業はこちら

相談 業務の1サイクルって何ですか。
チェック 予算だったら1年、当番業務なら1週間など、その仕事が1周する期間のことです。

業務にはそれぞれにあった「スパン」があります。たとえば私の業務だと、刊行物があるので1冊を仕上げるために費やす2ヶ月のルーティンワークがあります。また、1年単位で役割をお願いしている係があるので、その人たちの管理は1年。

もっと細かく分けると、1週間で完結させなければいけないタスクや2日で形にしなければいけないページなどがあります。

1つ1つの業務を見たときには「そりゃそうだろう」と思うんですが、これが3個、5個と重なってくると今やっている業務の重要度や速度に迷いが出てきます。

そんなときのために 「この業務はどれくらいの期間で1周するのか」を分類しておくと、いろんなところで役に立ちます。表にして常に参照できる場所に置いておくと、自分の仕事がブレずにすみますよ。頭の中で覚えておくよりも、ぱっと見たほうが早い。

1サイクルを意識することで大きいのは2つ。

1 ファイリングの仕分けに有効
2 気持ちの切り替えの目安となる

1 についていえば、期間を意識することで、不要になった資料や書類をどんどん捨てることができるようになります。また、その1サイクルを意識して過ごすと必要な情報量が分かり、ファイリングの容量もつかめます。

大切なのは2。ミスをしてしまったり不満足な出来になってしまっても、1サイクルが終わった時点で「次に行こう!」と思えるようになります。

業務の期限を意識すると、物理的にも心理的にも自分の業務に区切りをつけられるんです。

一番もったいない時間の使い方は「無意識にダラダラ過ごしてしまうこと」。それを防ぐためにもサイクルを見直してみるのがおすすめです。

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