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解決★ビジネスメールの超基本(1)

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友達同士のメールとは違い、ビジネスメールには一定の決まりごとがあります。

 

 

この決まりごとはほとんど形式で、一度外さないようにすればあとは無難にビジネスメールを送ることができます。その反面、できていないと「これくらいのこともできないのか」という評価につながりやすいので、侮ることはできません。

 

 

ビジネスメールで必須の事項は下記のとおり。

 

  1 先方の会社名・部門名・氏名・役職

 

  2 「お世話になっております」の挨拶

 

  3 本文

 

  4 締めの挨拶

 

  5 自分の会社名・部門名・氏名と連絡先

 

これだけです!!

 

 

 

 

項目ごとに、実際の文例を作ってみます。

 

 

は、初めて出す場合は名刺を見ながら株式会社や有限会社の表記も略さずに書くのが無難です。何度もやり取りをしてお互いが分かっている場合は(株)などの略称もOKです。

 

 

私は、先方が略称を使い始めたら「こちらも使ってよい」という合図だと思って、同じようなレベルの略し方で返すようにしています。

 

 

役職名と氏名をくっ付けるときは、「○○部長様」とするよりは「部長 ○○様」としたほうが据わりが良いので、こちらを使っています。

 

 

秋口や春先などは異動の季節なので、以前にもらった情報で役職や部門名が正しいのか、確かめてから使用します。

 

 

 

は、

 

 

いつも大変お世話になっております。▲▲の○○と申します

 

 

など自分が「お世話になっている」+「自分が誰か」を書いた後、メールの前に会ったりやり取りがあった場合はそのお礼を必ずつけるようにします。

 

 

先日はお忙しいところお時間を割いていただきまして、どうもありがとうございました

 

先ほどはお電話で失礼いたしました

 

など。

 

 

日本以外ではわざわざ以前のことまで言及する習慣がないところも多いらしいですが、日本社会の企業であれば、前のことまで出して「先日はどうも」という一言は必須だと思います。

 

 

は、「さて、先日いただいた○○の件ですが」と切り出し、伝えたい内容を書きます。

 

 

長くなりそうなので、続きは次回に。

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解決★ビジネスメールの超基本(1) への4件のコメント

  1. SECRET: 0
    PASS:
    >ぼの@カリヨンさん
    こちらこそ、お役に立てて嬉しいです(^-^)
    また遊びに来て下さい~

  2. SECRET: 0
    PASS:
    >Okamura★編集のハケンさん
    そうですか、良かった。
    現状が分かって、何というか安心いたしました。名乗り件名メール、自分としては出したくなかったので。
    どうもありがとうございます。

  3. SECRET: 0
    PASS:
    >ぼの@カリヨンさん
    コメントありがとうございます!
    件名は、私の場合は内容についてなるべく詳しく書くようにしています。
    「書類の件」ではなく、
    「資料○○のP○のPDFを送付いたします」のような。
    あとからメールを探すときは件名が手がかりになると思うので、その方が親切な気がします。
    名前を書く人は「自分の名前が一番検索しやすいだろう」と思うのかもしれませんねえ…。
    周りで名前型の件名を入れる人は少ないのですが、迷惑メールなどでよく見かける気がします。女の子の名前で^^;
    特に「そうしなさい」という指導がされているのを、私はまだ見たことがないです。

  4. SECRET: 0
    PASS:
    最近、日本からのメールの件名が
    「○○です」(その前に社名が入っているのが普通ですね)という、名乗りタイプが多くなっている気がいたします。
    そういう指導(?)がなされるようになったのでしょうか?
    送信者名で名前が分かるのに、そしてメールの内容は自己紹介ではないでしょうに、
    …変だなあ、とちょっと思うことが多いです。
    突然失礼いたしました。

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