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[机上の小技]メールソフトでフォルダを使い倒す(2)

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【働くためのTips】へようこそ! →目次
前回の「フォルダを使い倒す話」の続きです。
例えば、ある取引会社のアドレス
  必ず原稿が届くので、そのドメインで1ルール、1フォルダ
↑このフォルダが未読になっていたら、私にとっては原稿が来た印なので重要度が高いです。
そのほかの一部を列挙してみると。
同じ仕事をしているグループからのメール
  そのうち、原稿関連のもので1フォルダ
   ┗件名の書き出しを決められているので、それで分ける
  普通のメールなどは1フォルダ
   ┗上記以外で、決まったアドレスの人たち
誌面を読んだ人からのメール
  抽選ものや応募ものなどはその項目ごとに1フォルダ
   
応募の際に決まった件名にしてもらう
  普通のメールは1フォルダ
   ┗それ以外
海外から来るメール
  別の処理が必要になることが多いので、これで1フォルダ
   ┗決まった人から来るので、アドレスで分ける
派遣会社からのメール
  これだけで別に1フォルダ
   
派遣会社のドメインで分ける
勝手に来るメルマガやニュースなど
  まとめて1フォルダ
   
決まったアドレスから来るので、アドレスで分ける
↑ヒマなとき以外は開封せずに処分してしまいます。
放っておいても勝手に分けてくれる仕訳ルール作りは、新しい職場に来たときは必須で設定しています。
むしろ、仕事はまずここから。
これがうまくいくとメールに割く時間が驚くほど効率的ひらめき電球に。
一度設定すると、上記の内容は触らなくても勝手にそのフォルダに入れておいてくれますべーっだ!。まるで自分の秘書メガネ・キラーんが仕分けしてくれたみたいに。
  ドメイン(@より後ろのアドレス)
  個別のアドレスで指定
  件名

などを組み合わせて決められるので、設定の自由度はかなり高いです。
「Outlook」の場合のみですが、このメニューは
  [メニュー]→[仕分けルールと通知]
から設定ができます。
詳しい使い方は下記にこちら↓(PCのみ)
Outlook 2007   Outlook 2003
ルールとは違いますが、便利なフォルダ使いもあります。続きは次回に。

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