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仕事量を把握するための仕事の棚卸し方法

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丘村@15分早く帰れる仕事術です。→うちの本業はこちら

相談 仕事に追われて、どこまで作業すれば終わるかが見えない!
チェック A3用紙に自分の業務を落とし込んで「見える化」しましょう!

毎日仕事に追われているけれど、いくらこなしてもゴールが見えない。いつ終わるか分からない。自分がどんな位置にいるのか確認できない。
そんなとき、新しい気分で仕事に取りかかるために、「自分の仕事を一度棚卸しをしてみる」のをおすすめします。まずエクセルで表を作り、月間の仕事を全部紙の上に「見える化」することです。

1 横方向に日付を表す1~31を書き入れます。縦方向には自分の業務を書き入れるようにします。
2 その業務について、月のいつ頃に何を行わなければいけないのか、一つ一つ書いていきます。
15分早く帰れる!【オフィス仕事術】-月間表
▲クリックすると拡大表示
例えば経理処理なら、
 25日頃までに請求書を取りそろえて、
 28日には上司の了解を得て、
 月末には経理部に回す。
顧客リストの整頓を月に1度と決めて、
毎月10日ごとにファイリングをして、
月末に次の月に引き継げる顧客のみを残す。などなど。

帯で発生していることはテキストボックスを利用して、横長のボックスの中に内容を入れておきます。
この表作成でのメリットは、一つ一つの業務のサイクルを見直すことができる点。
慌てて処理していた業務も、自分の準備不足で忙しい時期が後ろ倒しになっているのかも。
もう一つのメリットは、すべてを書き出したあとに見直しをしやすい点。
業務のピークが重なっている場合は、余分な業務を前倒ししたり後ろに回したりして、1日にこなさなければいけない業務量を減らすことができます。
まず全部を書き出すことで、どこを修正すればいいかが分かるのが重要!
明らかに自分のキャパを超えている場合は、上司に相談してみるのも手です。そのときにこの表があれば、自分の業務を一目で伝えることができ、重宝すると思います。
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